Sabemos que racionalizar el día a día de tu empresa no es tarea fácil. La introducción de soluciones SaaS puede ayudar a eliminar gran parte de la burocracia que puede eternizar algunos procesos. Con el software adecuado, los equipos pueden ahorrar tiempo, reducir errores y ser más productivos. Te contamos cómo.
¿Qué son las soluciones SaaS?
SaaS son las siglas de Software Como Servicio. Se refiere a un modelo de entrega de aplicaciones web en el que el software es operado y gestionado remotamente por el proveedor, mientras que el cliente conserva la propiedad de los datos y la infraestructura relacionada.
Es un servicio que se aloja en línea y al que se accede por ordenador o dispositivo móvil desde cualquier lugar. Las aplicaciones SaaS suelen basarse en suscripciones y, al escogerlas, las empresas se benefician de un servicio escalable y eficiente con bajos costes iniciales.
Ventajas de contar con soluciones SaaS en la empresa
Las soluciones SaaS pueden ayudarle a agilizar las jornadas de trabajo en tu negocio gracias a beneficios como:
- Fácil implementación: las soluciones SaaS son escalables, lo que significa que pueden incrementarse sus prestaciones a medida que crece el negocio.
- No hay que preocuparse por problemas de compatibilidad, ya que, normalmente, las aplicaciones SaaS están diseñadas para integrarse fácilmente con otros sistemas y funcionar en todos los dispositivos.
- Si parte del equipo o su totalidad teletrabaja, no hay que adquirir hardware adicional, como pueden ser servidores. Todo lo que se necesita es una buena conexión a internet.
- Las soluciones SaaS son accesibles desde cualquier dispositivo, lo que resulta especialmente útil para los trabajadores en remoto.
- Almacenamiento y recuperación de datos automatizados.
- Menos burocracia: con un sistema automatizado, muchas tareas manuales ya dejarán de serlo para encargarse de ellas la propia solución SaaS.
¿Cómo las soluciones SaaS reducen la burocracia en las empresas?
Continuando con el beneficio que supone la agilización de los trámites burocráticos para todos los negocios, en especial para las grandes corporaciones, tenemos que incidir en las principales formas mediante las que las soluciones SaaS lo consiguen.
Automatización de tareas manuales
Son muchas las horas que se pueden perder gestionando de forma manual trámites y documentación. Algo necesario, pero que consume muchos recursos, además de ser unas tareas nada motivadoras para quienes se encargan de ellas.
Una de las mejores funcionalidades con las que cuentan las soluciones SaaS son aquellas que pueden automatizar estas tareas, realizándose mucho más rápido y haciendo que sus responsables puedan enfocar sus esfuerzos en acciones estratégicas que aportan realmente valor a la empresa.
Un ejemplo claro es el software de recursos humanos, que puede agilizar las tareas administrativas cotidianas de los responsables de RRHH. Por ejemplo, todo lo relacionado con las formaciones de los trabajadores.
Almacenamiento unificado de datos
Las soluciones SaaS suelen ofrecer una plataforma única para almacenar todos los datos. Puede tratarse de todo, desde información de la empresa hasta detalles de los empleados, pasando por datos relacionados con clientes y proveedores.
Con una única fuente de datos es más fácil hacer un seguimiento de todo, lo que facilita mucho la respuesta a las solicitudes, al tiempo que reduce el riesgo de errores en los datos.
Además, el proveedor de SaaS puede ofrecer a menudo seguridad añadida y copias de seguridad de los datos, proporcionando un servicio fiable y garantizando que estos permanezcan intactos y accesibles en todo momento.
Caso de uso: SaaS que minimiza la burocracia para bonificar las formaciones
Al automatizar las tareas manuales que consumen mucho tiempo y proporcionar una plataforma unificada para almacenar y acceder a los datos, las soluciones SaaS pueden suponer una gran diferencia en efectividad.
Para que compruebes el verdadero potencial de las soluciones SaaS para minimizar la burocracia en las empresas, vamos a presentaros cómo estas reducen los tiempos necesarios para tramitar las bonificaciones que FUNDAE ofrece a las empresas que forman a sus empleados.
En estos casos, para cada formación, FUNDAE exige:
- Control de firmas por cada sesión y documento grupal de asistencia de alumnos y formadores.
- Firmas y documento grupal del recibí de los materiales didácticos.
- Firmas de los alumnos/as en el diploma o certificado de asistencia y firma/sello de la entidad certificadora.
- Entrega del cuestionario de evaluación de la calidad de la formación debidamente firmado.
Preparar todo esto manualmente es igual a horas y horas de tareas repetitivas. Unas tareas tediosas para quienes las realicen. Además, es probable que surjan errores propios de la condición humana o debidos al cansancio de estar tanto tiempo realizando la misma acción mecánicamente.
¿La solución? Una solución SaaS que facilite la recogida de firmas digitalmente, que genera automáticamente los documentos requeridos y que los almacene adecuadamente.
¿Le podemos pedir más? Por supuesto. Y esta es una de las cualidades más valoradas de nuestra solución SaaS para grandes empresas, que incluye funcionalidades avanzadas como:
- Integración con el ERP.
- Control visual y rectificación de firmas a posteriori.
- Máxima personalización.
- Gestionar formaciones no planificadas
- Y muchas más.
¿Te gustaría profundizar más en cómo soluciones como SoWeSign vas a dar un impulso sin precedentes a la gestión de las formaciones en tu empresa? Tenemos para ti este whitepaper gratuito enfocado a la industria y a grandes corporaciones. ¡Descárgatelo aquí!
