La administración de los recursos humanos de una empresa implica una importante cantidad y variedad de documentación que debe ser firmada. Para hacer de esto un proceso más ágil está la firma electrónica, siendo una parte fundamental de la digitalización de todos los procesos de RRHH. ¿Por qué realizamos esta afirmación y de qué opciones cuentas para ello? Te lo contamos.
La transformación digital de los recursos humanos, una necesidad que es tendencia
En España, el 90% de las empresas han digitalizado o están digitalizando sus procesos relacionados con recursos humanos. Unas cifras contundentes que extraemos del 7º Estudio de Transformación Digital en Recursos Humanos, publicado por INCIPY.
Éste también remarca que el 8% restante tiene pensado comenzar este proceso en breve. Además, sólo el 10% de los directivos de recursos humanos no lo ve prioritario.
En un año hemos pasado del 27% al 40% en el número de empresas que están elaborando una hoja de ruta que incluya las distintas acciones de digitalización de RRHH. Entre estas acciones, se les está dando prioridad a:
- Digitalización de procesos internos.
- Utilización de redes sociales en el reclutamiento.
- Innovación en nuevas políticas de flexibilidad laboral.
- Implantación de nuevos canales de comunicación y colaboración.
- Formación en habilidades digitales.
- Utilización de metodologías ágiles e innovadoras.
En muchas de ellas, la inclusión de la firma electrónica tiene mucho que aportar, teniendo un importante peso específico en este avance en la digitalización de los recursos humanos. Veamos sus beneficios y de cuántas formas lo consigue.
¿Por qué debes incluir la firma electrónica en tu departamento de recursos humanos?
Sin duda, una de las ventajas estrella de incluir la firma electrónica en recursos humanos es la agilización de los procesos documentales, multiplicando por mucho la productividad de los equipos.
Una agilización de la que tiene buena parte de “culpa” la automatización de tareas repetitivas y monótonas de poco valor añadido. De esta forma, el personal encargado puede dedicarse a acciones más relevantes y que les resulten más motivadoras en su día a día.
Por otra parte, tenemos la reducción de costes. Algo que se deriva de invertir menos en material de oficina (papel, impresoras, fotocopias, tinta…) y en las pérdidas resultado de una gestión ineficiente. Por ejemplo, un error en los trámites documentales puede hacer que no consigamos las ayudas necesarias a la formación de empleados que otorga FUNDAE.
Digitalizar la firma en recursos humanos también es un paso importante de cara a nuestro compromiso con el medio ambiente, ahorrando el papel y en el consumo eléctrico de máquinas.
Por supuesto, debes estar tranquilo desde el punto de vista legal. La firma electrónica está respaldada por normativas como el reglamento eIDAS europeo. De hecho, es admitida dentro de la formación de los trabajadores como prueba para verificar la asistencia de alumnos y formadores.
Tampoco puedes olvidar la buena imagen de marca que transmitimos como empresa a la vanguardia en el uso de soluciones digitalizadores. Algo que aprecian clientes actuales, potenciales y la sociedad en general, repercutiendo todo en mayores beneficios.
Como hemos indicado unos párrafos atrás, la firma electrónica juega un papel muy importante a la hora de solicitar y disfrutar de las bonificaciones que concede FUNDAE a la formación en empresas. Con ella, se pueden recoger, verificar e, incluso, corregir, las rúbricas de los alumnos y de las personas responsables de la formación para cada acción requerida.
Para concluir con sus ventajas, las soluciones de firma electrónica facilitan hacer un seguimiento del estado, los cambios y modificaciones que se realizan sobre cada documento, aportándole una sólida trazabilidad.
Aplicaciones de la firma electrónica en recursos humanos
Dentro de todas las operaciones propias del departamento de recursos humanos, la firma electrónica se adapta a las más relevantes. Una de ellas es todo lo que concierne a los procesos de recruiting y onboarding.
Aquí tenemos como eje central la firma del contrato por las partes implicadas. Algo que puede materializarse tanto presencialmente, como en remoto, una cualidad muy valorada en una época en la que el teletrabajo cada vez es más popular.
A continuación, una vez que el trabajador se encuentra ya en plantilla, habrá muchos más documentos que deba firmar, como acuerdos de confidencialidad, nóminas, bajas, cambios en el contrato, etc.
Al igual que en el onboarding, el offboarding también va acompañado de una serie de documentos que deben ser firmados por empleados y empresas, como la carta de despido y el finiquito. Algo muy necesario si queremos evitar complicaciones legales como reclamaciones por despido improcedente.
Para finalizar, volvemos a la importancia de la firma electrónica en todo lo relacionado con la formación profesional de los trabajadores. Estamos hablando de un recurso muy valorable si la empresa quiere hacerse con las bonificaciones que FUNDAE concede. Para conseguirlas, la propia FUNDAE te exige los siguientes documentos relacionados con la firma:
- Control de asistencia digital para alumnos y formadores.
- Control de las firmas realizadas y posibilidad de rectificación.
- Recibí del material.
- Diplomas y certificados de asistencia.
- Cuestionario de evaluación.
La recolección de firmas asociada a todos ellos, la generación automática de documentos grupales implicados y otras funcionalidades son posibles con el uso de la aplicación adecuada, ahorrando horas y horas de trabajo y garantizando resultados.
SoWeSign, la firma electrónica para la formación de los recursos humanos en grandes empresas
La firma electrónica es un recurso ya fundamental para el departamento de recursos humanos de cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Pero lo es aún más para grandes corporaciones, cuyas formaciones son constantes y numerosas.
Precisamente para ellas, SoWeSign dispone de una solución especialmente dedicada que cuenta con funcionalidades como:
- API abiertas para integración de SoWeSign con sistemas de información.
- Conexión con el ERP de la empresa.
- Gestión de formaciones no planificadas.
- Capacidad de crear participantes y sesiones sobre la marcha.
- Para formadores internos y externos.
- Altamente personalizable.
- Interfaz de supervisión para los gestores administrativos.
Con todo esto, la adaptación a las necesidades de alumnos y formadores es muy completa, siendo ya muchas las empresas multinacionales que se han decidido por SoWeSign y se encuentran satisfechas con el resultado conseguido.
¿Quieres ser una de ellas? Te invitamos a contactar con nosotros o pedirnos una demo personalizada. ¡Te esperamos!
