La gestión de las bonificaciones de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) representa una gran oportunidad para las empresas que buscan mejorar las competencias de sus equipos sin incurrir en altos costes.
Sin embargo, gestionar correctamente estas bonificaciones puede ser un reto debido a los estrictos requisitos legales y los procesos administrativos involucrados. Muchos responsables de formación cometen errores que podrían evitarse con una planificación adecuada y el uso de herramientas especializadas.
En este artículo, identificamos los errores más frecuentes al gestionar las bonificaciones de FUNDAE y cómo evitarlos para optimizar tus procesos, garantizar el cumplimiento normativo y aprovechar al máximo los beneficios que estas ayudas ofrecen.
Los 6 fallos en los que no debes caer solicitar las bonificaciones de FUNDAE
1. No entender bien los requisitos de FUNDAE
Uno de los errores más comunes es no conocer a fondo los requisitos y normativas que FUNDAE exige para las formaciones bonificadas. Esto incluye desde los mínimos de asistencia y la documentación requerida, hasta los plazos para justificar las formaciones.
Por ejemplo, cada sesión debe contar con listados de asistencia firmados por los participantes y el formador, además de diplomas acreditativos, recibís de materiales y cuestionarios de evaluación de calidad.
Cómo evitarlo:
- Capacítate y mantente informado: familiarízate con las guías oficiales de FUNDAE, asiste a seminarios o webinars sobre el tema y suscríbete a boletines informativos que actualicen las normativas.
- Plataformas digitales especializadas: herramientas como SoWeSign permiten centralizar toda la información, automatizar procesos y cumplir los requisitos de FUNDAE de manera sencilla y eficiente.
- Consulta a expertos: en caso de duda, acude a consultores especializados en gestión de formaciones bonificadas para asegurarte de cumplir correctamente con los requisitos.
2. Documentación incompleta o mal gestionada
El segundo error más frecuente es presentar documentación incompleta o no gestionarla correctamente. Esto no sólo puede retrasar el proceso de bonificación, sino que también puede resultar en sanciones.
Entre los documentos esenciales que exige FUNDAE están los listados de asistencia, recibís de materiales, diplomas o certificados y cuestionarios de evaluación.
Cómo evitarlo:
- Digitaliza y centraliza: implementa un sistema de almacenamiento en la nube donde toda la documentación relacionada con las formaciones esté disponible y organizada.
- Automatiza la generación de documentos: con SoWeSign, puedes generar automáticamente listados de asistencia, diplomas y recibís de materiales, asegurando que cumplen con las normativas, todo ello con un almacenamiento seguro.
- Establece controles internos: designa a una persona o equipo que revise periódicamente que todos los documentos estén completos y actualizados.
3. Depender de procesos manuales
A pesar de la digitalización, muchas empresas aún dependen de procesos manuales para la gestión de las formaciones. Esto incluye recoger firmas en papel, introducir datos manualmente y organizar documentación en archivos físicos. Estos procesos son propensos a errores humanos y consumen una gran cantidad de tiempo.
Cómo evitarlo:
- Automatización completa: SoWeSign automatiza todo el ciclo de gestión de formaciones, desde la inscripción de participantes hasta la generación de informes, eliminando procesos manuales.
- Implementa tecnologías accesibles: por ejemplo, SoWeSign permite recoger firmas digitales mediante códigos QR, aplicaciones móviles o enlaces seguros, ofreciendo una experiencia moderna y eficiente.
- Capacitación del personal: asegúrate de que todo el equipo esté entrenado para utilizar estas herramientas correctamente y evitar errores.
4. No gestionar formaciones no planificadas
En muchas empresas, surgen necesidades formativas de última hora que no estaban previstas. Gestionarlas sin un sistema adecuado puede generar caos administrativo y poner en riesgo la bonificación de estas formaciones.
Cómo evitarlo:
- Flexibilidad en los sistemas: con SoWeSign, puedes crear nuevas sesiones formativas, sin afectar la calidad de la documentación.
- Procedimientos claros: diseña un protocolo interno para gestionar imprevistos, asegurándote de que todos los involucrados sepan cómo actuar.
- Registro automático: SoWeSign actualiza y centraliza los registros en tiempo real, generando toda la documentación necesaria sin complicaciones administrativas.
5. No evaluar el impacto de las formaciones
Otro error habitual es no medir si las formaciones están cumpliendo con sus objetivos. Esto afecta la productividad de la empresa, así como también puede generar problemas en la justificación de las ayudas ante FUNDAE.
Cómo evitarlo:
- Cuestionarios personalizados: diseña cuestionarios de evaluación adaptados a las necesidades y objetivos de cada formación. SoWeSign permite integrarlos y almacenarlos automáticamente.
- Seguimiento continuo: SoWeSign recopila y analiza datos sobre el desempeño de los participantes antes y después de la capacitación, generando informes útiles para evaluar resultados.
- Informes detallados: con SoWeSign, puedes generar reportes automáticos que incluyan datos clave sobre la asistencia, el cumplimiento de objetivos y la retroalimentación de los participantes.
6. No aprovechar las herramientas digitales adecuadas
Muchas empresas todavía no utilizan soluciones especializadas para gestionar sus bonificaciones FUNDAE, lo que las lleva a perder tiempo y recursos. Las herramientas genéricas, como los softwares de firma electrónica no especializados, no resuelven las necesidades específicas de las formaciones bonificadas.
Cómo evitarlo:
- Busca soluciones integrales: elige plataformas diseñadas específicamente para la gestión de formaciones bonificadas, como SoWeSign, que incluyen integración con ERPs, generación automática de documentos y almacenamiento seguro.
- Evalúa tus necesidades: antes de implementar cualquier herramienta, analiza qué procesos necesitan optimizarse en tu empresa para asegurarte de elegir la solución correcta.
- Aprovecha las demos gratuitas: SoWeSign ofrece demostraciones gratuitas que te permiten evaluar si cumple con tus necesidades antes de invertir.
Evitar estos errores comunes en la gestión de las bonificaciones FUNDAE es fundamental para optimizar el tiempo, los recursos y garantizar el cumplimiento normativo. La clave está en adoptar soluciones digitales que automaticen procesos, eliminen errores humanos y faciliten la gestión documental.
En SoWeSign, entendemos los desafíos que enfrentan las empresas en este ámbito y ofrecemos una herramienta integral que transforma la forma de gestionar las formaciones bonificadas. Si quieres descubrir cómo podemos ayudarte, no dudes en solicitar una demo gratuita y llevar la eficiencia de tu gestión al siguiente nivel.
