En las formaciones en empresas, la transformación digital es el mejor camino para hacer de estas un recurso más eficiente y que ofrezca mejores resultados. Su llegada ha supuesto una evolución enorme respecto a los medios tradicionales. Desde SoWeSign te contamos las principales ventajas y diferencias entre estas dos formas de afrontar la capacitación de tu equipo.
1.- Sube tu productividad (y mucho)
En todas las empresas, pero en especial en las de un tamaño considerable, la formación de sus trabajadores requiere de una importante cantidad de tiempo. No solamente en lo que se refiere a las propias sesiones, sino también a toda la documentación que las acompañan, incluyendo las hojas de control de asistencia.
Esta necesidad de agilizar la gestión documental relacionada es aún mayor cuando se quiere optar a bonificaciones, como las ofrecidas por FUNDAE. En este caso, la carga de trabajo por parte de los profesionales encargados puede ser de muchas horas en tareas, por lo general, monótonas y repetitivas.
Digitalizando estos trámites, se puede incluso reducir a una cuarta parte el tiempo necesario para cumplimentarlos. Y, además de ahorrar tiempo, hará que tus trabajadores empleen el suyo en acciones de mayor valor añadido y estén más motivados.
2.- Facilita el acceso a la formación bonificada
FUNDAE, la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo, ofrece la oportunidad a empresas de todo tipo de beneficiarse de bonificaciones para las formaciones de sus empleados.
Las empresas de hasta 5 trabajadores y las de nueva apertura pueden disponer de un crédito mínimo de 420 €. Las demás siguen esta escala:
- Las empresas con entre 6 y 9 trabajadores dispondrán del 100% de la cantidad cotizada.
- Las que cuenten con entre 10 y 49 trabajadores optarán al 75% de la cantidad cotizada.
- Las que tienen entre 50 y 249 trabajadores obtendrán el 60% de la cantidad cotizada.
- Las de más de 250 trabajadores dispondrán del 50% de la cantidad cotizada.
Optar a estos créditos requiere de un importante trabajo documental. Una muestra de ello es el relacionado con el control de asistencia. Para ello, se solicita un documento grupal para cada jornada o sesión de formación con los datos de la misma, los de los alumnos y las firmas de estos y del formador.
Como ves, esto supone un papeleo considerable, por lo que es de gran valor disponer de una solución digital que agilice todas estas acciones.
3.- Ahorra costes
La digitalización del control de asistencia también va a suponer una reducción de gastos diversos que eran inevitables cuando se trabajaba en papel.
Por una parte, tenemos el coste de materiales como papel, bolígrafos, tóner de la impresora y todo el material de papelería y oficina requerido. A priori, parece un gasto mínimo, pero párate a pensar lo que supone para empresas con muchos trabajadores y que lleva a cabo un número medio-alto de acciones formativas al año.
También hay que mencionar el ahorro en envíos postales. Por ejemplo, si queremos optar a bonificaciones, tendremos que mandar a la entidad que las concede la documentación exigida. Unos envíos numerosos que podemos minimizar con una gestión telemática frente a la postal.
Por otro lado, la normativa para la formación bonificada por FUNDAE requiere que las hojas de control de asistencia tengan que guardarse durante 4 años. Por lo que, si lo haces en papel, tendrás que invertir en la ocupación de un espacio para ello, ya sea dentro de la propia oficina o en otra ubicación.
4.- Comete menos fallos
Somos humanos y, por tanto, cometemos errores. Estos pueden tener diversas causas, desde la falta de experiencia, hasta un despiste, el cansancio, olvidos, etc. Unos fallos que, aunque no sean malintencionados y puedan parecer pequeños, pueden provocar pérdidas económicas o, en el caso de la formación bonificada, no conseguir la correspondiente ayuda.
Cuando los procesos implicados se realizan manualmente, es más común que surjan estos fallos. Sin embargo, si optas por su digitalización, aunque la probabilidad de error no cae a cero, sí que desciende considerablemente. Además, en el caso de que hubiera errores, en papel es mucho más difícil identificarlos y corregirlos, mientras que de forma digital es más fácil.
A lo que hay que añadir que existen funcionalidades para la rectificación, como en las hojas de firmas de control de asistencia.
5.- Conecta e integra tu ERP
Muchas grandes empresas utilizan un ERP para optimizar la organización de sus departamentos de RRHH. Tanto para la gestión del talento, la planificación y la facturación de sus formaciones, se ha vuelto una herramienta imprescindible.
Nuestra solución de control de asistencia digital en formaciones ofrece la posibilidad de volcar en ella los datos de planificación de formaciones así como los datos de alumnos y formadores directamente desde el ERP u otro tipo de base de datos (LMS, TMS, SIRH).
Además, la sincronización de datos con un ERP es bidireccional. No solo se recuperan los datos de formaciones desde el ERP, también se devuelve hacia el ERP toda la información de asistencia recogida en SoWeSign. Se evita así tener que introducir estos datos manualmente en cada formación.
Este intercambio de información automatizado supone muchas horas de ahorro en tareas realmente monótonas, desmotivantes y más propensas a que surjan errores.
6.- Más seguridad y trazabilidad
La información personal que está en poder de las empresas está muy protegida legalmente. No hay más que echarle un vistazo al Reglamento General de Protección de Datos o RGPD.
Nuestra solución de control de asistencia digital en formaciones en empresas, puede aportar una capa extra de seguridad, protegiendo información sensible de ciberataques o filtraciones, ya sean malintencionadas o no.
En SoWeSign, además de estar en conformidad con la RGPD, tenemos una infraestructura muy robusta con altos niveles de servicio (SLA) para soportar las exigencias de empresas de gran tamaño. Realizamos Pentests todos los años para la mejora continua de nuestros servicios.
Por otra parte, son muy valiosas a la hora de establecer una trazabilidad de los procesos de firma. Gracias a pistas de auditoría, con sellado de tiempo, algoritmo criptográfico HASH y el registro de todas las acciones realizadas por los actores de la cadena de confianza.
7.- Personalizable
Cada empresa y cada formación tiene sus particularidades, por lo que debemos alejarnos de la homogeneización cuando optamos por una alternativa digital para el control de asistencia.
Lo ideal es que esta disponga de un panel de control que permita añadir y eliminar opciones para el proceso de firma. Así, se evitan pérdidas de tiempo en acciones prescindibles y se fomenta la productividad.
En SoWeSign, tenemos más de 100 ajustes personalizables para adaptarse a todos los contextos sin necesidad de desarrollo adicional y reduciendo en gran medida la necesidad de realizar prestaciones de customización específicas.
Con estas 8 razones, ya tienes motivos de mucho peso para decidirte a dar el paso y digitalizar el control de asistencia en tus cursos. ¿Es así? Desde SoweSign tenemos mucho que contarte entonces. No lo dejes para más tarde y pídenos una demo de nuestra solución.
