Todas las empresas, en especial las de gran tamaño, pueden ahorrar tiempo, dinero y recursos al utilizar un programa para firmar documentos digitalmente. Además, es importante considerar que dispongan de funcionalidades específicas para facilitar la gestión de las formaciones bonificadas por FUNDAE. En este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber para elegir el mejor para tu negocio.
Las grandes empresas manejan a diario una gran cantidad de documentos que requieren la firma de empleados, clientes, proveedores y otros agentes. Estos pueden ser contratos, facturas, nóminas, presupuestos o los relacionados con las formaciones internas, entre otros.
Su gestión implica una serie de retos y riesgos que pueden afectar al rendimiento, la seguridad y la reputación de la empresa. Por eso, es fundamental contar con un programa para firmar documentos que se adapte a las necesidades y características de cada organización.
En este artículo, vamos a hablaros de las cualidades que debes buscar a la hora de hacerte con el más adecuado, poniendo especialmente el foco en aquellos que se pueden utilizar para la gestiones de las formaciones bonificadas por FUNDAE.
¿Por qué las empresas grandes deben contar con un software para la gestión y firma documental?
La firma de documentos en papel conlleva una serie de inconvenientes que pueden suponer un riesgo para la empresa y que un programa a la altura solventa. Vamos a analizarlos.
Ahorro de tiempo y dinero
El proceso de imprimir, enviar, recibir, firmar y archivar los documentos en papel es lento, costoso y poco eficiente. Se pierde tiempo en esperar a que los documentos lleguen a su destino, se corre el riesgo de que se extravíen o se deterioren, y se genera un gasto innecesario en papel, tinta, sobres y sellos.
Una solución SaaS adecuada permite enviar, firmar y recibir los documentos de forma instantánea, sin necesidad de imprimirlos ni de usar el correo postal. Así, se reduce el tiempo de espera, se elimina el gasto en papel y se optimiza el flujo de trabajo.
Mayor seguridad y control
Los documentos en papel son vulnerables a robos, falsificaciones, manipulaciones y accesos no autorizados. Además, es difícil llevar un seguimiento y un control de los documentos que se han firmado, los que están pendientes y los que han caducado.
Un buen programa para firmar documentos garantiza la seguridad y la integridad de los documentos, mediante el uso de sistemas de cifrado, certificados digitales, sellos de tiempo y firmas electrónicas.
Además, permite tener un control y una visibilidad total de los documentos, con información sobre el estado, la fecha, la hora y el lugar de la firma.
Asegura el cumplimiento de la normativa
Los documentos en papel pueden no cumplir con los requisitos legales y fiscales que exigen las autoridades competentes. Por ejemplo, pueden no tener validez jurídica, no garantizar la identidad de los firmantes, no respetar la protección de datos personales o no facilitar la auditoría y la trazabilidad.
El programa para firmar documentos cumple con los estándares legales y fiscales que rigen la firma electrónica, tanto a nivel nacional como internacional. Por ejemplo, cumple con el Reglamento Europeo eIDAS, que regula la identificación electrónica y los servicios de confianza en la Unión Europea.
Qué cualidades debe tener un programa para firmar documentos para grandes empresas
No todos los programas para firmar documentos son iguales. Algunos pueden ofrecer más funcionalidades, más seguridad o más flexibilidad que otros. Por eso, es importante elegir el programa que mejor se adapte a las necesidades y características de cada empresa.
Algunas de las cualidades que debe tener un buen programa para firmar documentos para grandes empresas son:
- Facilidad de uso: debe aportar una experiencia de usuario satisfactoria, tanto para los emisores como para los receptores de los documentos. Debe tener una interfaz intuitiva, que permita crear, enviar, firmar y gestionar los documentos de forma sencilla y rápida, sin necesidad de tener conocimientos técnicos.
- Compatibilidad y accesibilidad: debe ser compatible con los principales formatos de documentos, como PDF, Word, Excel, etc. Además, debe ser accesible desde cualquier dispositivo, como ordenadores, móviles o tabletas, y desde cualquier sistema operativo.
- Personalización y adaptación: debe permitir personalizar y adaptar los documentos a la imagen y al estilo de la empresa, así como a las preferencias y necesidades de cada usuario.
- Integración y escalabilidad: El programa debe poder integrarse con las herramientas y los sistemas que ya utiliza la empresa, como el correo electrónico, el CRM, el ERP, el almacenamiento en la nube, etc. Además, debe ser escalable, es decir, que pueda crecer y evolucionar según las demandas y los cambios que vayan surgiendo.
¿Y para las formaciones bonificadas por FUNDAE?
Dentro de la gestión documental de una empresa, nos encontramos con el caso particular de aquellas que quieren conseguir las bonificaciones que FUNDAE ofrece a las formaciones que imparten a sus empleados.
Para esta situación, el software con el que contar debe ofrecer una serie de funcionalidades añadidas que permitan agilizar el proceso de solicitud de la bonificación y minimizar los errores con las máximas garantías.
Por ello, en SoWeSign hemos desarrollado nuestra solución Corporate, especialmente pensada para cubrir las necesidades que tienen las grandes empresas al respecto. Con Corporate, es posible:
- Recoger las firmas de alumnos y formadores por distintos métodos: a través del dispositivo del formador, mediante un código QR o enviando una solicitud de firma por email.
- Verificar las firmas y solicitar una rectificación en el caso de detectar alguna anomalía.
- Gestionar formaciones no planificadas inicialmente.
- Generar automáticamente todos los documentos requeridos por FUNDAE.
- Integración con el ERP de la empresa.
- Personalizar todos los aspectos del proceso de firma.
Y otras muchas más funcionalidades que le han hecho ganarse la confianza de numerosas y prestigiosas empresas de gran tamaño en varios países.
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