Conseguir las bonificaciones que FUNDAE ofrece a empresas por formar a sus trabajadores puede ser arduo y consumir demasiados recursos. Para evitarlo, nada mejor que disponer de herramientas para una recogida de firma profesional que ahorre tiempo, dinero y muchos recursos. ¿Hablamos de ellas?
Beneficios de contar con una herramienta para la firma profesional en formaciones bonificadas
Una recogida de firmas profesional aporta una serie de beneficios tanto para las entidades organizadoras como para los propios alumnos. Algunos de los principales son:
Agilidad y productividad
La burocracia asociada con la consecución de las bonificaciones puede acaparar muchas horas y recursos. Además, implica tareas muy repetitivas. Esta combinación hace que los tiempos de ejecución se eternicen y la productividad de los recursos humanos se resienta.
Por ello, la incorporación de soluciones profesionales que automaticen lo mayor posible estas acciones tiene una gran acogida entre empresas de todos los sectores y tamaños, especialmente las grandes, cuya complejidad a la hora de gestionar las formaciones a sus trabajadores se multiplica.
Reducción de costes
Esta ventaja engloba diversos aspectos. Por una parte, están los gastos propios de materiales, sobre todo papel; por otra, están los costes que derivan del almacenamiento seguro de los documentos físicos.
Tampoco debemos olvidar el coste que supondría para la empresa no conseguir la bonificación FUNDAE por haber cometido errores en su solicitud o por no haber cumplido con los plazos establecidos.
Seguridad, garantía de integridad y autenticidad
La firma digital garantiza algo tan fundamental como su autenticidad y que esta no haya sido alterada con posterioridad (integridad). También asegura el no repudio, es decir, que su autor no pueda decir que no ha firmado el documento.
No debemos olvidar que incluyen el conocido como sello de tiempo, que demuestra que la firma se ha realizado en un momento específico.
Por tanto, aporta tranquilidad a los gestores, evitando el fraude y las posibles confusiones y conflictos legales que puedan surgir.
Interoperabilidad e independencia geográfica
Con la pandemia de la COVID-19, el Gobierno español abrió la puerta a la validez de la firma digital para las formaciones telemáticas bonificadas . Algo que reconoció una Resolución del SEPE que decía que:
“[…] se permite la firma electrónica de las personas responsables de formación, personas formadoras y alumnado mediante captura de firma digitalizada o con datos biométricos en cualquiera de los documentos que precisan de su firma, que tendrá que estar asociado al correspondiente NIF o NIE “
De esta manera, se pueden utilizar soluciones de firma profesional que permitan realizarla desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, ya sea por correo electrónico, una URL especializada o un código QR.
Sostenibilidad
Con el ahorro de papel, las empresas que apuestan por soluciones de firma digital demuestran una clara intención de cuidar y respetar el entorno.
Unos principios que transmiten a la sociedad en general ya su público objetivo en particular. Por lo que, además de ganar en reputación, aumentan sus posibilidades de conseguir más clientes en su mercado.
Aplicaciones de la firma profesional digital en formaciones FUNDAE
Las soluciones de firma profesional digital para las formaciones bonificadas por FUNDAE son aplicables a todos los documentos que la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo exige para conceder estas ayudas. Podemos clasificar estos es:
Documento grupal de control de asistencia
Gracias a la firma profesional, es posible recoger las firmas de los alumnos y formadores tanto de forma presencial como a distancia.
Estos pueden acceder a la plataforma a través de un código QR, un correo electrónico o una dirección URL específica. Esto permite una mayor flexibilidad y comodidad, adaptándose a las necesidades de cada participante.
Recibí de materiales y documentos digital
Los alumnos pueden firmar digitalmente el documento que acredita que cuentan con todos los materiales necesarios para realizar la formación de manera óptima.
Esto incluye manuales, cuadernos, pendrives, entre otros. La firma digital garantiza la autenticidad y la integridad de los documentos, evitando posibles pérdidas o extravíos.
Diplomas acreditativos y certificados de asistencia electrónicos
La firma profesional permite que los alumnos firmen fácilmente el documento que certifica que han cumplido con los objetivos de la formación o han alcanzado la asistencia mínima exigida legalmente.
Una vez firmado, recibirán su diploma o certificado, que incluirá los detalles relevantes de la formación, como los contenidos y las horas cursadas.
Cuestionarios de evaluación
Los alumnos deberán completar y firmar un formulario de evaluación que sirve como herramienta de control de calidad del curso. Con la firma profesional, este proceso se simplifica y se agiliza, permitiendo recopilar las respuestas de manera segura y eficiente.
Qué buscar en una solución digital de recogidas de firmas profesional
Para poder sacar el máximo provecho de las soluciones digitales para la recogida de firma profesional, las empresas deben buscar una serie de funcionalidades que marcarán una diferencia notable en resultados.
Una de ellas es la interoperabilidad , facilitando que se pueda firmar en un ordenador, una tableta o un teléfono inteligente, con independencia del sistema operativo que utilice. Una cualidad que se hace aún más valiosa en las formaciones telemáticas .
También es fundamental que esta solución se pueda integrar con los sistemas de información de las empresas, como su ERP. De esta forma, el intercambio y volcado de información en ambos sentidos se agiliza muchísimo.
Para muchas empresas, la organización de las formaciones de sus trabajadores tiene que ir reajustándose en función de factores no previstos, cambiando fechas o teniendo que organizar nuevas sesiones que no estaban en el planteamiento inicial.
Por ello, estas herramientas deben contemplar la gestión de formaciones no planificadas, así como la modificación sobre la marcha, con cambios de fechas, de alumnos o de formadores.
Además, no olvidemos que puede que sea necesario revisar y rectificar algunas firmas por parte de los formadores, así que la solución debe facilitarlo todo lo posible.
Finalmente, no hay que dejar al margen que cada entidad es un mundo, por lo que, cuanta más opciones de customización haya, mejor.
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