En el sector asegurador, el compliance ya no es sólo responsabilidad del departamento jurídico”. La normativa de distribución, Solvencia II, la responsabilidad penal de la persona jurídica y las exigencias del supervisor han convertido la formación y su trazabilidad en una pieza clave del sistema de control interno.
El resultado: calendarios apretados de cursos de compliance, muchas personas implicadas (empleados, redes de mediación, colaboradores externos) y un mensaje claro por parte de los reguladores: hay que demostrar, con evidencias, que todo el personal relevante está formado, actualizado y correctamente registrado.
Cuando todo eso se gestiona en papel, superar una auditoría se convierte en una carrera de obstáculos. En este artículo veremos cómo pasar a un modelo de compliance sin papeles para tus formaciones en seguros y sentar las bases para afrontar cualquier auditoría con tranquilidad.
Por qué los cursos de compliance son críticos en las aseguradoras
El Real Decreto 287/2021, que desarrolla la normativa de distribución de seguros (IDD), refuerza la obligación de formación inicial y continua para todo el personal que participa en la distribución de seguros: niveles 1, 2 y 3, con horas mínimas de formación inicial (300/200/150) y entre 15 y 25 horas de formación continua anual.
Eso se traduce en una agenda permanente de cursos de compliance que suelen cubrir, entre otros:
- Normativa de distribución de seguros y protección al consumidor
- Prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo
- Protección de datos (RGPD y normativa sectorial)
- Gobernanza de productos, confidencialidad, conflictos de interés
- Conducta de mercado y ética comercial
Para el regulador, y para el área de Compliance, no basta con “haber dado la formación”. Hay que poder demostrar que:
- Toda persona relevante ha realizado los cursos de compliance que le corresponden según su rol
- Se cumple con las horas mínimas de formación inicial y continua
- Existe trazabilidad de la asistencia, evaluación y actualización de contenidos
- Se conservan evidencias sólidas y accesibles para inspecciones y auditorías internas
Si a esto le añadimos que muchas de estas acciones pueden bonificarse vía FUNDAE, la exigencia documental crece todavía más: listados de asistencia, recibís de material, diplomas/certificados y cuestionarios de calidad que hay que generar, firmar y conservar durante años.
Qué mira realmente una auditoría de formación y compliance
Cada auditoría es distinta, pero en la práctica, en una aseguradora suelen revisarse al menos estos bloques:
- Plan formativo de compliance
- Mapa de riesgos de cumplimiento asociado a los contenidos formativos
- Catálogo de cursos de compliance por rol (red comercial, siniestros, back office, dirección…)
- Frecuencia de reciclaje y criterios para formación continua
- Trazabilidad persona-curso-fecha
- Relación actualizada de personal relevante según la normativa de distribución
- Qué cursos ha hecho cada persona, cuándo, en qué modalidad y con qué resultado
- Evidencias de que los nuevos incorporados cumplen requisitos antes de asesorar
- Evidencias documentales
- Listados de asistencia por sesión, firmados
- Diplomas o certificados de aprovechamiento/asistencia
- Resultados de cuestionarios de calidad y/o tests de conocimiento
- Registro de comunicaciones de políticas y códigos éticos
- Gobernanza y control interno
- Procedimientos escritos de formación en compliance
- Responsables definidos, flujos de aprobación, revisiones periódicas
- Informes e indicadores que se elevan al órgano de gobierno
Si todo esto está repartido en hojas impresas, excels aislados y carpetas de red difíciles de navegar, la auditoría se vuelve lenta, costosa y con riesgo real de no poder justificar alguna obligación.
El talón de Aquiles: papel y procesos manuales en los cursos de compliance
A estas alturas, muchas aseguradoras ya tienen parte del proceso digitalizado (un LMS, un ERP de formación, etc.), pero siguen arrastrando puntos débiles:
- Hojas de firma en papel para sesiones presenciales
- Envío de documentos por email para que se impriman, se firmen y se devuelvan escaneados
- Diplomas generados manualmente, uno a uno
- Documentación almacenada en distintas herramientas, sin un repositorio único
- Dificultad para trabajar con redes externas de mediación y colaboradores
Estos problemas se agravan en grupos aseguradores con varias filiales o marcas, donde hay elementos comunes (políticas corporativas, cursos troncales) pero también particularidades en cada entidad y país.
Además del coste en horas administrativas, el riesgo principal es de trazabilidad y consistencia:
- Listados sin firmar o con firmas ilegibles
- Diplomas no emitidos o no almacenados correctamente
- Personas que aparecen como formadas en un sistema, pero sin evidencia documental sólida
- Dificultad para demostrar que todo el personal relevante cumple las horas mínimas de cursos de compliance
Justo ahí es donde un modelo de compliance sin papeles marca la diferencia.
Las bases de un modelo de compliance sin papeles (y auditable)
1. Mapa formativo y de evidencias por rol
El primer paso es conectar tus riesgos de cumplimiento con un catálogo claro de cursos de compliance por perfil: mediadores, agentes exclusivos, operadores de bancaseguros, back office, siniestros, IT, etc.
Para cada combinación rol–riesgo–curso deberías definir:
- Objetivo del curso y normativa a la que da cobertura
- Periodicidad (inicial, anual, bienal…)
- Modalidad (presencial, aula virtual, e-learning, mixto)
- Evidencias exigidas: asistencia, test, firma de políticas, diploma, encuesta de calidad…
Así, cuando llegue la auditoría, podrás explicar no solo que impartes cursos de compliance, sino qué riesgos cubre cada uno y qué pruebas generas.
2. Estandarizar documentos y flujos de firma
En lugar de que cada área “se apañe” con sus propios formatos, define plantillas estándar para:
- Listados de asistencia por sesión
- Recibís de documentación o material entregado
- Diplomas/certificados de asistencia o aprovechamiento
- Cuestionarios de calidad y recibís de cuestionario (cuando aplique)
Estos documentos deben estar pensados desde el minuto cero para firmarse y gestionarse digitalmente, no para imprimirse.
3. Repositorio único y trazable
Toda la documentación generada por tus cursos de compliance tiene que acabar en un único repositorio digital, donde puedas:
- Buscar por persona, curso, fecha, entidad, país…
- Ver el “dossier formativo” de cada empleado/agente
- Descargar en segundos toda la documentación asociada a una acción formativa
- Demostrar el sellado temporal, las firmas y la integridad de los documentos
Sin este repositorio unificado, el modelo “sin papeles” se queda cojo.
4. Automatizar firmas y generación de documentos
El salto definitivo llega cuando dejas de crear listados, diplomas y recibís a mano:
- Las sesiones de tus cursos de compliance se crean automáticamente, sincronizadas con tu ERP o LMS
- Los listados de asistencia se generan solos y se firman digitalmente desde tablet, smartphone, email o QR
- Los diplomas/certificados se emiten de forma automática para quienes cumplen los criterios (asistencia mínima, superar test, etc.)
- Todo documento firmado se archiva en el repositorio adecuado, enlazado a la acción formativa y a cada persona
Así conviertes un proceso vulnerable y manual en un flujo robusto, repetible y auditable.
5. KPIs y “kit de auditoría”
Por último, un modelo realmente preparado para auditorías tiene que resolver la pregunta clave de compliance:
“¿Cuántas personas debían hacer este curso de compliance y cuántas lo han hecho, con qué resultado y con qué evidencias?”
Con un sistema digital adecuado, deberías poder sacar en minutos:
- % de personal relevante al día en cada curso de compliance
- Horas de formación inicial y continua realizadas por nivel (1, 2, 3)
- Listados completos de asistentes y no asistentes por campaña formativa
- Dossier descargable de evidencias por curso o por persona
Cómo ayuda SoWeSign a superar una auditoría de cursos de compliance en aseguradoras
SoWeSign nació precisamente para resolver la parte más delicada del proceso: firma digital de asistencia y gestión documental de formaciones, tanto bonificadas como no bonificadas.
En el contexto asegurador, esto se traduce en:
- Control de asistencia digital en formaciones presenciales, aulas virtuales o mixtas
- Recogida de firmas de empleados, agentes, mediadores y formadores, sin papel
- Generación automática y almacenamiento ilimitado de listados, recibís, diplomas y cuestionarios
- APIs abiertas para integrarse con tu LMS, ERP o sistemas internos de formación y compliance
- Capacidad para trabajar con grupos aseguradores multi-filial, compartiendo un entorno común, pero filtrando datos por entidad o marca cuando es necesario
Compañías de seguros de primer nivel, como Covea y Allianz, ya utilizan SoWeSign para acreditar la asistencia a formaciones reglamentarias y periódicas, tanto en redes externas de distribución como en plantillas internas, conectando la plataforma con sus propios sistemas de información.
Y si además bonificas parte de esos cursos de compliance con FUNDAE, el valor se multiplica: la misma herramienta que te ayuda a demostrar cumplimiento ante el supervisor te permite generar y conservar toda la documentación exigida por FUNDAE, sin duplicar esfuerzos.
Próximo paso: convertir el compliance formativo en un aliado, no en un riesgo
Los cursos de compliance no deberían vivirse como una obligación molesta, sino como una palanca de profesionalidad, confianza de cliente y protección de la propia entidad.
Cuando digitalizas de verdad la gestión de tus formaciones, eliminas el papel y automatizas la generación de evidencias, la conversación con cualquier auditor cambia por completo: de justificarte a enseñar datos claros, ordenados y trazables.
Si quieres ver cómo sería ese modelo en tu aseguradora, podemos prepararte una demo personalizada de SoWeSign y revisar juntos tus retos de formación y compliance.
También te ofrecemos este whitepaper gratuito por si quieres profundizar más.
