En la era digital en la que vivimos, cada vez más empresas están optando por adoptar la gestión documental sin papel, también conocida como “paperless”. En este artículo, exploraremos sus cinco principales ventajas, cómo puede transformar la forma en que tu empresa maneja los documentos y su valor para conseguir las bonificaciones FUNDAE a las formaciones.
Cuando reflexionamos sobre el concepto paperless, inmediatamente pensamos en los beneficios que tiene para el medio ambiente. Y es que por cada kilo de papel que se fabrica se emiten alrededor de 3.3 kg de CO2. Pero esto es sólo la punta del iceberg de todas las ventajas que conlleva la filosofía paperless.
En este artículo te traemos una visión completa de los beneficios para las empresas de la digitalización de sus documentos y qué soluciones pueden adoptar para conseguir los mejores resultados.
¿Qué significa el concepto paperless?
La gestión documental sin papel, o paperless, es el proceso de digitalización de documentos y la eliminación del uso de papel en los procesos de gestión y almacenamiento de información en una organización. Consiste en convertir los documentos en formato físico a archivos digitales que se pueden almacenar y gestionar electrónicamente.
El concepto paperless es una tendencia actual que busca adaptarse a las nuevas necesidades y demandas del mercado, así como contribuir a un desarrollo sostenible.
Está relacionado con la transformación digital y la industria 4.0, que implican el uso de tecnologías avanzadas. Estas facilitan la automatización, la integración y la optimización de los procesos empresariales, así como el cumplimiento de las normativas legales vigentes y otros beneficios que pasamos a analizar.
Las 5 ventajas más valiosas que aporta paperless a la gestión documental
1.- Eficiencia mejorada en la gestión documental
Una de las principales ventajas de adoptar la gestión documental sin papel es la mejora significativa en la eficiencia de los procesos. La digitalización de documentos permite una búsqueda más rápida y precisa de la información necesaria. En lugar de tener que buscar físicamente en archivos y carpetas, los documentos digitales se pueden encontrar fácilmente utilizando palabras clave y filtros de búsqueda.
Además, permite un acceso más rápido y sencillo a la información para los empleados. Esto mejora la productividad y facilita la colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa.
La gestión paperless también permite restringir el acceso a documentos confidenciales de manera más eficiente. Mediante el uso de permisos y niveles de acceso, se puede controlar quién puede ver y modificar determinados documentos, lo que garantiza la seguridad de la información.
2.- Mayor seguridad de la información
Otra ventaja es la protección reforzada de la información. Los documentos físicos están expuestos a riesgos como pérdida, robo o daños por incendios o inundaciones. Al digitalizar los documentos, se reduce significativamente el riesgo de pérdida o daño irreparable.
Además, permite establecer medidas de seguridad adicionales, como la encriptación de documentos y el seguimiento de auditoría. Esto garantiza que la información confidencial esté protegida de accesos no autorizados y brinda un mayor control sobre quién accede y modifica los documentos.
3.- Reducción de costes
Al eliminar la necesidad de imprimir y archivar documentos físicos, se reduce el gasto en papel, tinta de impresora y mantenimiento de equipos de impresión.
Además, se eliminan los costes asociados con el almacenamiento físico de documentos, como el alquiler de espacio y el mantenimiento de archivos.
Según un estudio de la consultora IDC, el coste medio de imprimir una sola página es de $0,06, mientras que el coste medio de almacenar un sólo documento es de $20.
La eliminación de los servidores de impresión también puede proporcionar importantes ahorros. El 81% de los tomadores de decisiones de TI citan los costos de administrar servidores de impresión físicos locales como una preocupación.
A esto hay que añadir que reduce los gastos relacionados con el envío y la entrega de documentos. Ya no es necesario enviar documentos por correo postal o servicio de mensajería.
4.- Cumplimiento normativo y acceso remoto
Al digitalizar los documentos, se puede establecer un sistema de seguimiento y control de versiones, lo que facilita la revisión y auditoría de los documentos según sea necesario.
Además, la gestión documental sin papel permite acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es especialmente beneficioso en el contexto actual de trabajo remoto y movilidad laboral. Los empleados pueden acceder a los documentos necesarios desde sus dispositivos móviles o computadoras portátiles, lo que les permite trabajar de manera más eficiente y colaborar con colegas de todo el mundo.
5.- Optimiza la consecución de las bonificaciones a la formación
El crecimiento profesional de los equipos de trabajo es clave en cualquier empresa que quiera posicionarse como líder. Para ello, las entidades públicas, como es el caso de FUNDAE, les ofrece ayudas económicas para costear las formaciones que estimen oportunas.
Pero, para hacerse con ellas, las empresas deben presentar una serie de documentos que justifiquen que se ha realizado la acción formativa. Entre ellos, están
- Documento grupal de asistencia con las firmas de alumnos y formadores en cada sesión.
- Firmas y documento grupal del recibí de los materiales didácticos.
- Firmas de los alumnos/as en el diploma o certificado de asistencia y firma/sello de la entidad certificadora.
- Entrega del cuestionario de evaluación de la calidad de la formación debidamente firmado.
Someter a digitalización todos los procesos relacionados con ellos, desde la recogida de firmas, hasta su gestión y almacenamiento va a incrementar por mucho la productividad de las personas encargadas de tramitarlos, facilitando la consecución de las bonificaciones de forma más eficiente y consumiendo menos recursos y horas.
Además, minimiza los riesgos propios de los errores humanos, sobre todo cuando se hacen tareas repetitivas y tediosas, lo que puede llevar a no conseguir la ayuda.
Concluyendo, la gestión documental paperless es una tendencia cada vez más popular que ofrece numerosas ventajas para las empresas. Al adoptarla, son más eficientes, seguras y sostenibles, al tiempo que se adaptan a las demandas de la era digital.
También allanan el camino a la consecución de bonificaciones a la formación, a lo que queremos contribuir desde SoWeSign. Con nuestra solución, puedes recoger las firmas de los alumnos y los formadores de forma presencial o telemática, generar automáticamente los documentos necesarios para la bonificación, y almacenarlos de forma segura en la nube.
Además, puedes personalizar la solución según tus necesidades, integrarla con otras plataformas y acceder a ella desde cualquier dispositivo. SoWeSign te ayuda a ahorrar tiempo, dinero y papel, y a mejorar la imagen de tu empresa.
No esperes más y comienza a aprovechar todas sus ventajas. Ponte en contacto con nosotros, resuelve tus dudas y, si lo deseas, pídenos una demo personalizada.
