La digitalización documental se ha convertido en una necesidad imperante para las empresas que buscan eficiencia y cumplimiento legal. El almacenamiento digital de documentos es especialmente crucial para las formaciones bonificadas, ya que garantiza la organización, seguridad y accesibilidad de la información.
En este artículo, analizaremos todo lo que necesitas saber sobre el almacenamiento digital de documentos en el contexto de las formaciones bonificadas y cómo SoWeSign puede ayudarte para hacerlo más eficiente, seguro y conforme a la legalidad.
¿Por qué el almacenamiento digital de documentos es clave en el ámbito de las bonificaciones FUNDAE?
El almacenamiento digital de documentos permite un acceso más rápido, una mejor organización y una mayor seguridad de los datos.
Un estudio de la Universidad Oberta de Catalunya (UOC) muestra que las empresas que adoptan soluciones de almacenamiento digital de documentos experimentan una mejora significativa en la eficiencia operativa y en la organización de la información.
En el caso de las formaciones bonificadas FUNDAE, el almacenamiento digital es esencial para cumplir con las normativas legales y optimizar la gestión administrativa, ya que estas requieren un riguroso control documental.
La digitalización facilita el cumplimiento de estas normativas, asegurando que todos los documentos necesarios estén disponibles, completos y correctamente archivados. Además, el almacenamiento digital reduce el riesgo de pérdida de documentos y mejora la eficiencia en la gestión de los mismos.
¿Qué dice la ley sobre almacenamiento digital de documentos?
Para garantizar la validez legal de los documentos digitalizados, es fundamental seguir las normativas establecidas.
El Reglamento (UE) Nº 910/2014, conocido como eIDAS, regula los servicios de identificación electrónica y firmas electrónicas, asegurando la autenticidad e integridad de los documentos digitales.
Éste establece directrices para la conservación segura y el acceso a largo plazo a los documentos electrónicos, garantizando que se mantengan íntegros y accesibles. Algunas de las más relevantes son:
- El uso de técnicas de cifrado asegura que los documentos sean inaccesibles para personas no autorizadas.
- Establecer diferentes niveles de acceso y permisos para garantizar que solo el personal autorizado pueda acceder a los documentos.
- Métodos robustos de autenticación para verificar la identidad de los usuarios que acceden a los documentos.
- Utilización de formatos de documento interoperables y estándar, como PDF/A, que son diseñados para la preservación a largo plazo y garantizan que los documentos se mantendrán accesibles y legibles en el futuro.
- Mantener registros detallados y auditables de todas las transacciones y acciones realizadas en los documentos electrónicos.
- Realizar auditorías regulares para asegurar el cumplimiento continuo con las normativas y directrices establecidas por el eIDAS.
Ventajas del almacenamiento digital de documentos
Seguridad y confidencialidad
El almacenamiento digital ofrece altos niveles de seguridad mediante el uso de cifrado y control de acceso. Esto es crucial para proteger la información sensible de las formaciones bonificadas, cumpliendo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Acceso rápido y eficiente
La digitalización permite acceder a los documentos de manera rápida y eficiente desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es especialmente útil para la gestión de formaciones bonificadas, donde es necesario acceder a múltiples documentos para auditorías y revisiones.
Ahorro de espacio y costes
Al eliminar la necesidad de almacenar documentos físicos, las empresas pueden ahorrar espacio y reducir costes asociados con el almacenamiento físico. Además, se minimizan los gastos en papel, impresión y gestión de archivos.
Cómo implementar el almacenamiento digital en tu empresa
Evaluación de necesidades
Antes de implementar un sistema de almacenamiento digital, es importante evaluar las necesidades específicas de tu empresa. Esto incluye determinar la cantidad de documentos a digitalizar, los tipos de documentos y los requisitos de seguridad y accesibilidad.
Selección de software adecuado
Existen diversas soluciones de software para el almacenamiento digital de documentos. Al seleccionar un software, asegúrate de que cumpla con las normativas legales, ofrezca funcionalidades de búsqueda y organización, y garantice la seguridad de los datos.
Digitalización y organización de documentos
El proceso de digitalización debe incluir la conversión de documentos físicos a formatos digitales, como PDF, y su correcta organización en el sistema de almacenamiento. Es fundamental establecer una estructura de carpetas y etiquetas que facilite la búsqueda y recuperación de documentos.
Formación del personal
Para garantizar el éxito del almacenamiento digital, es necesario formar al personal en el uso del software y en las prácticas de gestión documental. Esto incluye la capacitación en el manejo de documentos digitales, el cumplimiento de normativas y la seguridad de la información.
SoWeSign, la mejor apuesta para el almacenamiento seguro y legal e ilimitado de documentos FUNDAE
SoWeSign Corporate ofrece una solución integral para el almacenamiento digital de documentos, especialmente diseñada para cumplir con las exigencias de las formaciones bonificadas por FUNDAE en grandes empresas.
Nuestra plataforma garantiza que todos los documentos se almacenan de manera segura, utilizando tecnologías avanzadas de cifrado y control de acceso. Esto incluye:
- Control de asistencia.
- Recibís de materiales educativos.
- Entrega de diplomas acreditativos.
- Cuestionario de calidad de la formación.
Cumplimiento normativo
SoWeSign asegura que todos los documentos digitalizados cumplen con las normativas legales establecidas en España, así como el Reglamento europeo eIDAS. Esto asegura que los documentos tienen validez legal y son aceptados en auditorías y revisiones.
Seguridad y acceso controlado
Nuestra plataforma utiliza protocolos de seguridad avanzados para proteger los documentos almacenados. Esto incluye cifrado de datos y autenticación de usuarios, garantizando que sólo el personal autorizado tenga acceso a la información.
Eficiencia y ahorro
SoWeSign facilita el acceso rápido y eficiente a los documentos necesarios para las formaciones bonificadas, mejorando la gestión y reduciendo los tiempos de búsqueda y recuperación de información. Esto se traduce en un ahorro significativo de tiempo y costes para las empresas.
Formación y soporte
Ofrecemos formación integral a los usuarios de nuestra plataforma, asegurando que el personal de tu empresa esté capacitado para manejar los documentos digitales de manera eficiente y segura. Nuestro equipo de soporte está siempre disponible para resolver cualquier duda o problema que pueda surgir.
En definitiva, el almacenamiento digital de documentos es una herramienta indispensable para las empresas que gestionan formaciones bonificadas. Facilita el cumplimiento de las normativas legales a la vez que mejora la eficiencia, seguridad y accesibilidad de la información.
SoWeSign proporciona una plataforma segura y eficiente para el almacenamiento de documentos, ayudando a las grandes empresas a cumplir con las exigencias legales y optimizar sus procesos administrativos. ¡Descubre cómo SoWeSign puede transformar tu gestión documental hoy mismo! Contacta con nosotros y/o pídenos una demo.
