En banca, las auditorías no son una posibilidad remota: son parte del día a día. Auditoría interna, externa, del regulador, de FUNDAE… todas tienen algo en común cuando miran a la formación: quieren evidencias claras, trazables y completas de que lo que dices que has hecho, realmente lo has hecho.
Y ahí es donde muchos bancos siguen sufriendo. La formación se imparte, los equipos se reciclan, el compliance se refuerza… pero cuando toca demostrarlo, empiezan las prisas: carpetas, PDFs, Excels, correos, escaneos y llamadas para localizar listados y diplomas de hace dos años.
En este artículo vamos a ver cómo pasar de ese modelo reactivo a un enfoque proactivo: auditorías sin sobresaltos gracias a una trazabilidad formativa digitalizada de principio a fin.
Por qué las auditorías de formación generan tanto estrés
Si eres responsable de Formación, RRHH, Riesgos o Compliance en banca, seguramente esto te sonará:
- Llegar un requerimiento pidiendo evidencias de una acción concreta, de un colectivo o de un periodo.
- No tener del todo claro si la documentación está completa, dónde está exactamente o quién tiene la última versión.
- Descubrir que faltan firmas, que hay listados incompletos o que el archivo de una zona se hizo “a su manera”.
- Tener que movilizar a varias personas durante días para reconstruir el histórico.
El problema no suele ser de fondo (las formaciones se han impartido) sino de forma: la información está dispersa, incompleta o sin estandarizar. Y en un entorno supervisado como el bancario, eso se traduce en riesgo:
- Riesgo regulatorio si no puedes demostrar reciclajes obligatorios.
- Riesgo económico si FUNDAE cuestiona bonificaciones por errores documentales.
- Riesgo reputacional si una auditoría detecta debilidades en tu sistema de control interno.
La buena noticia: este estrés no es inevitable. Tiene mucho que ver con el grado de digitalización de tus procesos formativos.
Qué entiende un auditor por “trazabilidad”
Desde el lado interno del banco, solemos hablar de “tenerlo todo guardado”. Desde el lado del auditor, la palabra clave es otra: trazabilidad.
Una trazabilidad sólida de la formación significa poder responder, con evidencias, a preguntas como:
- ¿Quién ha recibido qué formación, cuándo y durante cuánto tiempo?
- ¿Qué sesiones concretas ha cursado cada persona y cuál ha sido su asistencia real?
- ¿Qué materiales se le han entregado, qué ha firmado y qué evaluación ha superado?
- ¿Dónde están los listados de asistencia, los diplomas, los cuestionarios de calidad y el resto de documentación exigida?
- ¿Qué cambios se han producido (altas, bajas, sustituciones) y cómo han impactado en la cobertura formativa?
Además, el auditor no quiere solo “documentos sueltos”: quiere coherencia entre ellos y con los sistemas del banco. Lo que dice tu ERP o tu LMS sobre una acción y lo que reflejan los listados, diplomas y firmas tiene que encajar como un puzle.
Por qué el papel y Excel son enemigos de la trazabilidad
Durante años, bancos y aseguradoras han gestionado la formación con una mezcla de:
- Listados de asistencia en papel.
- Escaneos de documentos y envíos por correo.
- Plantillas en Excel que cada área rellena “a su manera”.
- Carpetas compartidas con PDFs y versiones duplicadas.
Este modelo tiene varios problemas estructurales si hablamos de auditorías:
- Fragmentación: parte de la documentación está en oficinas, parte en servicios centrales, parte en proveedores de formación.
- Falta de estandarización: diferentes plantillas, formatos y criterios según zona o país.
- Escasa fiabilidad: firmas ilegibles, listados incompletos, escaneos de mala calidad.
- Dificultad de búsqueda: localizar la información de una acción concreta puede suponer horas de trabajo manual.
- Riesgo en protección de datos: acceso no controlado a información personal sensible.
El resultado es que, incluso cuando la formación se ha impartido correctamente, demostrarlo se convierte en una carrera de obstáculos. Justo lo contrario de lo que quieres en una auditoría.
Qué significa digitalizar la trazabilidad “de verdad”
Digitalizar la trazabilidad de tus formaciones en banca no consiste solo en pasar del papel al PDF. Supone repensar el proceso entero, desde la planificación hasta la auditoría, con tres capas:
- Datos
- Quién, qué, cuándo, cuánto tiempo, en qué modalidad, con qué resultado.
- Control de asistencia real, no solo “apuntados”.
- Relación clara entre personas, acciones, grupos y sesiones.
- Documentos
- Listados de asistencia, recibís de material, diplomas, certificados, cuestionarios de calidad… generados de forma estándar.
- Documentos asociados automáticamente a cada acción y a cada participante.
- Firma digital con validez jurídica, sin papel de por medio.
- Procesos
- Circuitos definidos y repetibles: alta de acciones, altas/bajas de participantes, recogida de firmas, cierre y archivo.
- Control de cambios y pistas de auditoría: quién hace qué, cuándo y con qué efecto.
- Integración con tus sistemas (ERP, LMS, RRHH) para evitar inconsistencias.
Cuando estas tres capas funcionan de forma coordinada, la trazabilidad deja de depender de personas concretas y se convierte en una propiedad del sistema.
Cómo ayuda una solución especializada como SoWeSign
Aquí es donde una herramienta específica para formación y FUNDAE, como SoWeSign, marca la diferencia frente a soluciones de firma genéricas o a desarrollos ad hoc.
Algunos puntos clave:
Firma digital adaptada a la formación bancaria
- Recogida de firmas de asistencia en tiempo real en dispositivos del formador (tablet, móvil, portátil).
- Envío de enlaces o códigos QR para firmar desde el dispositivo del participante, también en aula virtual.
- Firma digital del resto de documentos asociados (recibís, diplomas, cuestionarios) sin imprimir ni escanear.
Documentación siempre completa y en su contexto
- Generación automática de listados de asistencia, recibís de material, diplomas/certificados y cuestionarios de calidad.
- Asociación automática de cada documento a la acción, al grupo y a la persona correspondientes.
- Repositorio único donde encontrar todo en segundos ante cualquier auditoría.
Trazabilidad y pistas de auditoría
- Registro detallado de cada operación: creación de grupos, altas/bajas de participantes, firmas, modificaciones, etc.
- Sellos de tiempo y evidencias técnicas que demuestran cuándo y cómo se ha realizado cada acción.
- Visión global por persona, por colectivo, por oficina o por territorio de su situación formativa.
Integración con tu ecosistema tecnológico
- Conexión bidireccional con tu ERP, LMS o sistemas de RRHH: los datos de empleados y acciones entran, las asistencias y “apto/no apto” salen.
- Evita duplicidades de información, errores de transcripción y versiones contradictorias.
- Permite que Riesgos, Compliance y Dirección consulten indicadores fiables de cumplimiento formativo.
Gestión de redes complejas
- Entornos multi-entidad y multi-marca, muy habituales en grupos bancarios con varias filiales o líneas de negocio.
- Posibilidad de diferenciar entre empleados internos y redes externas (agentes, mediadores, partners) con reglas específicas para cada colectivo.
En resumen: SoWeSign convierte un proceso lleno de puntos ciegos en una cadena trazable de extremo a extremo.
Un “antes y después” en tus auditorías de formación
Veamos un escenario típico antes y después de digitalizar la trazabilidad con SoWeSign.
Antes
- Llega un requerimiento de auditoría sobre las formaciones de PBC/FT de los últimos dos años para una región concreta.
- RRHH y Formación empiezan a pedir listados y diplomas a oficinas, servicios centrales y proveedores de formación.
- Aparecen documentos incompletos, firmas dudosas y sesiones que “no cuadran” con lo que refleja el sistema.
- Se invierten días en reconstruir la información, con tensión interna y sensación de fragilidad.
Después
- El auditor solicita evidencias de las formaciones de PBC/FT en un periodo y ámbito determinados.
- En SoWeSign filtras por acción, fechas, territorio y colectivo y descargas en segundos:
- listado de participantes y asistencia real
- listados de firmas por sesión
- diplomas y cuestionarios asociados
- Si hace falta analizar un caso concreto (por ejemplo, un empleado específico), puedes reconstruir su trayectoria formativa de manera inmediata.
- La conversación con el auditor cambia: de “dame unos días” a “te lo envío ahora mismo”.
Da el siguiente paso: guía descargable para digitalizar tu trazabilidad formativa
Si quieres profundizar más allá de este artículo, hemos preparado un whitepaper específico para el sector bancario:
“Formación en banca: guía para digitalizar el compliance y aprovechar las bonificaciones FUNDAE”
En él encontrarás:
- Un análisis detallado del contexto regulatorio y el papel de FUNDAE.
- Cómo diseñar una hoja de ruta para digitalizar la formación de compliance sin frenar el negocio.
- Claves para asegurar la trazabilidad que una auditoría espera encontrar.
- Ejemplos y checklist para aplicarlo en tu entidad.
Puedes descargarlo de forma gratuita y usarlo como base para revisar cómo estás gestionando hoy la trazabilidad de tus formaciones en banca.
Con el enfoque y las herramientas adecuadas, las auditorías dejan de ser un “susto” en tu agenda para convertirse en una prueba más de que tu entidad controla de verdad lo que más importa: el comportamiento y el conocimiento de sus equipos.
