¿Necesitas hacerte con una solución ideal para gestionar las firmas electrónicas de las formaciones en tu empresa? ¿La oferta disponible es demasiado amplia y no tienes claro por cuál decantarte? Te comprendemos y, por ello, queremos facilitar tu decisión con esta pequeña guía que recoge las funcionalidades imprescindibles con las que debe contar.
¿Qué debes tener en cuenta a la hora adquirir una aplicación para firmar los documentos de tus formaciones?
Asegúrate de que la firma electrónica que genera tenga validez legal
La firma electrónica viene respaldada por leyes en prácticamente todo el mundo. Para el caso de Europa, de esto se encarga el Reglamento eIDAS, que le otorga validez jurídica a este tipo de firma de documentos. Concretamente, establece 3 tipos:
- Firma electrónica.
- Firma electrónica avanzada.
- Firma electrónica cualificada.
En base al grado de seguridad y de equivalencia a la firma manuscrita, podemos optar por la que mejor se ajuste a nuestras necesidades. Por ejemplo, para conseguir las bonificaciones de FUNDAE para la formación en empresas, es suficiente con la firma electrónica simple.
Por tanto, debes asegurarte de que la aplicación que escojas cumpla con los requisitos definidos para cada tipo de firma y así evitar conflictos innecesarios.
Que esté abierta a formaciones no planificadas
Dentro del mundo de la formación profesional en centros de trabajo, es muy común que se vayan desarrollando acciones formativas sobre la marcha, que en un principio no estaban en el calendario, pero que por las propias necesidades de la empresa deben realizarse.
En estos casos, es muy aconsejable que la aplicación para la firma de documentos tenga la opción de generar estas sesiones no planificadas y todo lo que conlleva. Así, conseguirás una enorme flexibilidad y capacidad de respuesta a un entorno cambiante, sin complicaciones administrativas.
Que permita el acceso a formadores externos
Aunque una buena parte de las formaciones en las empresas son impartidas por los propios trabajadores, que cuentan con los conocimientos y la experiencia suficiente para hacerlo con total maestría, muchas veces es necesario externalizar al personal formador.
¿Por qué? Los motivos pueden ser muy diversos y están más que justificados. Por ejemplo, es posible que se hayan implementado equipos, software o tecnologías nuevas y todos tengan que aprender cómo sacarles el máximo partido; también puede darse el caso de que el formador interno no pueda impartir la formación en la fecha especificada por problemas de agenda, por estar de baja o por otras muchas circunstancias.
Que permita la firma remota y la rectificación de firma
La formación por videoconferencia vivió toda una revolución en 2020 como consecuencia de la pandemia. A través de la Resolución de 15 de abril de 2020, del SEPE, se abrieron las puertas a la posibilidad de que la formación presencial se desarrolle a través de esta vía, autorizando la captura de firmas digitales en ellas.
Por tanto, es muy importante que la aplicación permita esto último, ya sea mediante un código QR, una dirección URL o el envío de un mail al alumno.
Por otra parte, está la opción de solicitar la rectificación de las firmas a posteriori, ya sea porque el formador piense que la firma del alumno puede no ser válida o porque haya una confusión a la hora de identificar su presencia o ausencia.
Que genere automáticamente los documentos necesarios
Si hacemos caso a las exigencias de FUNDAE para conceder sus ayudas, las empresas deben aportar:
- Documento grupal de control de asistencia de alumnos y formadores.
- Documento grupal del recibí del material necesario para la formación.
- Diploma acreditativo o certificado de asistencia para los alumnos.
- Cuestionario de evaluación de la calidad de la formación.
La gestión de todos ellos puede llevar horas y horas a las personas responsables si se hace manualmente. Lo que implica que sea más que aconsejable contar con una solución que automatice la generación y almacenamiento de estos documentos, multiplicando así la productividad de los recursos humanos y evitando desmotivarlos porque realizan tareas tediosas y sin valor.
Que esté integrada con un ERP
Cuando se crea una acción formativa en la aplicación de firma, lo último que los encargados de ello quieren es tener que introducir los datos de alumnos y formadores uno por uno. Lo que, lógicamente, les genera rechazo y hace más fácil la aparición de errores humanos.
Una alternativa que evita esta situación es la posibilidad de que esta solución se integre con el propio ERP de la empresa y la información necesaria se vuelque directamente con unos pocos golpes de click. La diferencia es abismal, ¿verdad?
Que sea customizable
Cada empresa y cada acción formativa es un mundo. Así que no es posible desarrollar una aplicación para firmar documentos que sea 100% para todos si esta no presenta amplias opciones de personalización.
Con ello, podemos adaptar los procesos de firma a la realidad de cada formación, eliminando acciones innecesarias e incorporando las que no pueden faltar. Asegúrate de que en el backoffice de tu aplicación cuentas con las funcionalidades suficientes para ello.
Que permita el almacenamiento de la documentación
Volviendo a los requisitos legales para la formación bonificada, tendrás que tener en tu poder todos los documentos necesarios durante un tiempo determinado. De esta manera, estarán disponibles si te sometes a una auditoría o si son requeridos por cualquier otro motivo.
Por supuesto, no pierdas de vista la seguridad de los mismos y comprueba que la aplicación te ofrece las medidas de protección adecuadas para una información tan sensible como esta.
Con estos 8 puntos, esperamos haberte aportado algo de luz en una decisión que puede marcar la diferencia en productividad y resultados para tu proyecto. Por último, te animamos a que pruebes sin ningún compromiso nuestra solución especializada para grandes empresas.
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