Elegir un software de gestión de formación cuando tu empresa se bonifica con FUNDAE no es una decisión menor: afecta al cumplimiento normativo, al tiempo administrativo y a la capacidad de mantener cualificaciones al día sin frenar la operación.
Más allá del catálogo de funciones, lo determinante es cómo se comporta la herramienta en contextos reales: planta con tres turnos, red de tiendas con rotación, aseguradoras con múltiples convocatorias, o servicios técnicos con personal externo. Esta guía te ayuda a evaluar, con rigor, qué debe ofrecerte un software si quieres llegar a cualquier auditoría con tranquilidad.
Qué significa realmente “FUNDAE-ready” en un software de gestión de formación
Antes de mirar módulos y pantallas, alinea expectativas: FUNDAE exige planificación precisa, evidencias sólidas y trazabilidad completa. Un software “FUNDAE-ready” no te obliga a salirte a Excel ni a correos para cerrar el expediente; lo resuelve dentro del flujo, de punta a punta.
- Planificación por grupos, sesiones y tramos horarios.
- Recogida de firmas digitales con evidencias y trazas consultables.
- Control de asistencia en vivo, incluyendo altas de última hora.
- Generación automática de listados, recibís, encuestas y diplomas/certificados.
- Histórico auditado con sello de tiempo y control de versiones.
- Integración bidireccional con ERP/LMS.
- Diseño “privacy-by-default”: seguridad y RGPD.
El núcleo funcional: cuatro pilares que no admiten atajos
Para saber si una plataforma aguantará la presión del día a día, examina estos cuatro pilares. Cada uno resuelve un punto crítico que suele romperse cuando el proceso crece o la casuística se complica.
1) Firma digital multicanal con evidencias
La recogida de firmas es el talón de Aquiles de muchos proyectos. Tu software debe permitir flujos ágiles y probatorios.
- Firma en dispositivo del formador, por QR/URL desde el móvil del alumno o por email/portal.
- Evidencias robustas: sello de tiempo, hash del documento y trazabilidad del flujo.
- Rectificación controlada y auditada ante incidencias reales.
2) Control de asistencia diseñado para la vida real
El “checkbox” de asistencia se queda corto cuando entran turnos, sustituciones o no planificadas. Necesitas un registro vivo.
- Altas sobre la marcha de participantes sin perder trazabilidad.
- Gestión de sesiones ad-hoc.
- Alertas cuando una formación obligatoria corre riesgo de incumplimiento.
3) Automatización documental de punta a punta
La documentación repetitiva debe salir sola, homogénea y con tus plantillas.
- Plantillas corporativas por centro/filial e idioma.
- Emisión automática al cerrar sesión: listados, recibís, encuestas, diplomas/certificados.
- Archivo centralizado, búsquedas, metadatos y versiones con sello de tiempo.
4) Integración bidireccional con tu ecosistema
Si los datos viajan a mano, habrá errores. La integración debe ser de ida y vuelta, demostrable en una demo técnica.
- Importación de planificación, grupos y catálogos desde ERP/LMS.
- Devolución de asistencias y resultados como fuente oficial.
- APIs abiertas, conectores (Workday, Cornerstone u otros) y sincronización programable o en tiempo real.
Experiencia de uso: clave para una adopción completa de la solución
La usabilidad no es cosmética; es operativa pura. Si el flujo no es claro, aparecerán errores y resistencias. Por ello, necesitas:
- Interfaz mobile-first para aula, planta, tienda o delegación.
- Roles y permisos diferenciados para administración, filiales, formadores y auditores.
- Flujo guiado con alertas: sesiones por cerrar, encuestas pendientes, certificados por emitir.
Multi-sede, multi-marca y multi-idioma: la realidad de las organizaciones complejas
Cuando la operación se distribuye, la plataforma debe equilibrar autonomía local y gobierno central. No se trata solo de “tener perfiles”, sino de gobernar el dato y la imagen.
- Segmentación de datos por entidad con gobierno central de plantillas y permisos.
- Branding por filial sin perder criterios comunes de archivo y nomenclatura.
- Interfaz y comunicaciones multi-idioma para formadores y alumnos.
Cómo evaluar proveedores: 12 preguntas que debes hacerte
Al comparar, no aceptes respuestas vagas. Estas preguntas destapan limitaciones rápidamente.
- ¿Qué métodos de firma soportan y qué evidencias generan por cada uno?
- ¿Cómo gestionan altas de última hora y sesiones no planificadas sin perder trazabilidad?
- ¿La documentación se genera de forma automática, masiva y personalizable por centro/idioma?
- ¿La integración con ERP/LMS es realmente bidireccional? Muestra del ida y vuelta.
- ¿Qué logs y sellos de tiempo registran y cómo se consultan en una auditoría?
- ¿Cómo gestionan retención/borrado de datos y qué garantías dan de RGPD?
- ¿Soportan multi-sede/marca/idioma con gobierno central?
- ¿Qué alertas y paneles de cumplimiento traen listos? ¿Se personalizan?
- ¿Cuál es el modelo de soporte y los SLAs? ¿Incluye formación a administradores y formadores?
- ¿Pueden compartir casos reales en tu sector, volumen y complejidad organizativa?
- ¿Qué ocurre si no hay conectividad? ¿Hay modo resiliente y sincronización posterior?
- ¿Cómo facilitan auditorías: vistas de solo lectura, exportaciones con trazas, etc.?
En definitiva, una herramienta generalista puede “apuntar cursos”. Un software de gestión de la formación especializado y “FUNDAE-ready” estandariza, automatiza y da visibilidad en tiempo real.
Eso se traduce en menos riesgo, más velocidad y mejor experiencia para alumnos, formadores, RR. HH., PRL y auditores. Si quieres ver cómo aterriza en tu operativa con tus sistemas, plantillas y casos, solicita una demo: te mostramos el flujo completo con ejemplos de tu día a día.
