La llegada de la firma electrónica al sector empresarial ha supuesto un punto de inflexión de cara a la optimización de procesos y ahorro de costes. Para que no te quedes atrás, te traemos los motivos que nos han llevado a esta situación y te contamos cómo es posible hacerlo junto a SoWeSign.
Según un estudio de Procedence Research, el tamaño del mercado global de firmas digitales se evaluó en 4.34 mil millones de dólares en 2022 y se prevé que alcance alrededor de 129.82 mil millones para 2032. Lo que supone un crecimiento a una CAGR del 40.98% entre 2023 y 2032.
La creciente demanda de documentos electrónicos, las regulaciones gubernamentales, el aumento del uso de dispositivos móviles, la creciente necesidad de firmas electrónicas seguras y legalmente vinculantes, y otras ventajas que pasamos a describir son los principales factores que impulsarán esta subida.
¿Qué beneficios hacen que la firma electrónica esté transformando el sector empresarial?
La firma electrónica ofrece múltiples ventajas para las empresas que la adoptan, tanto en términos de eficiencia, como de seguridad, como de competitividad. Algunos de los beneficios más destacados y que actúan como impulsores de su adopción son los siguientes:
Ahorro de tiempo y materiales
La firma electrónica elimina la necesidad de imprimir, escanear y enviar documentos físicos. Esto agiliza la comunicación y los procesos empresariales al permitir la firma y el intercambio de documentos en cuestión de minutos en lugar de días.
Los empleados no tienen que perder tiempo en desplazamientos para obtener firmas manuscritas, lo que se traduce en ahorros tangibles.
Ahorro de dinero
La adopción de la firma electrónica conlleva una reducción en los costos operativos a lo largo del tiempo. La disminución en el uso de papel y otros recursos físicos no sólo es más sostenible, sino que también reduce los gastos asociados.
Además, la disminución de errores y la pérdida de documentos previenen posibles sanciones o litigios, lo que también puede ahorrar a las empresas sumas considerables.
Aumento de la productividad
Agiliza los flujos de trabajo y acelera los procesos administrativos y comerciales. La automatización de la firma y el almacenamiento digital permiten una gestión documental más eficiente, lo que se traduce en una mayor productividad.
La capacidad de respuesta y adaptación al mercado se ve mejorada, lo que puede resultar en ventajas competitivas significativas.
Aumento de la seguridad
Proporciona un nivel adicional de seguridad en comparación con la firma manuscrita. Al utilizar tecnologías criptográficas, garantiza la autenticidad del firmante, la integridad del documento y previene la falsificación o el repudio.
La pista de auditoría digital añade una capa de control y trazabilidad, lo que es esencial en entornos empresariales donde la seguridad y la legalidad son prioritarias.
Gestión documental optimizada
El almacenamiento de documentos electrónicos en la nube o en servidores seguros facilita la gestión y recuperación de información. Las empresas pueden acceder a sus documentos desde cualquier ubicación, reduciendo la necesidad de espacio físico para archivar documentos en papel y mejorando la organización de los registros.
Además, cumplir con las regulaciones de conservación y protección de datos se vuelve más sencillo al utilizar soluciones de firma electrónica.
Mejora de la experiencia del cliente
La firma electrónica es un indicador de innovación y responsabilidad social, lo que puede reforzar la imagen de la empresa ante los clientes, socios y empleados.
Además, al ofrecer una experiencia más rápida, cómoda y segura, se construye la confianza del cliente, lo que puede resultar en una mayor fidelidad y una mejor relación a largo plazo.
Facilita la consecución de las bonificaciones FUNDAE a la formación
La firma electrónica es un gran aliado para las empresas que quieren optar a las ayudas que FUNDAE ofrece para la formación de empleados.
Se trata de un recurso que puede disparar la productividad de los responsables de su gestión por parte de la empresa, ahorrando horas de trabajo repetitivo y evitando errores que pueden ser críticos.
La firma electrónica puede utilizarse en procesos como el control de asistencia, ya sea presencial u online, a la hora de acreditar que se recibieron los materiales formativos necesarios o los diplomas o certificados de asistencia, y para cumplimentar el formulario de control de calidad del curso.
¿Cómo unirte a esta tendencia e implementar la firma electrónica en tu empresa?
Para implementar la firma electrónica en la empresa, se requieren los siguientes pasos básicos e imprescindibles:
- Elegir un proveedor de servicios de firma electrónica que ofrezca las soluciones más adecuadas a las necesidades y objetivos de la empresa. El proveedor debe contar con las garantías legales, técnicas y de seguridad necesarias, y ofrecer un servicio de calidad, eficiente y personalizado.
- Integrar la firma electrónica en los procesos y sistemas de la empresa, mediante el uso de aplicaciones, plataformas o APIs que permitan enviar, recibir, firmar y gestionar los documentos electrónicos de forma fácil y segura. La integración debe ser compatible con los formatos, los canales y los dispositivos que se utilicen en la empresa.
- Formar y sensibilizar al personal de la empresa sobre el uso y los beneficios de la firma electrónica, mediante cursos, talleres o guías que expliquen las ventajas, los requisitos y las buenas prácticas de la firma electrónica. La formación debe ser continua y adaptada al nivel y al perfil de cada empleado.
Si estás aún en el primer paso, desde SoWeSign tenemos para ti la solución que necesitas para llevar a un nivel superior la gestión de tus formaciones FUNDAE.
Te sorprenderá cómo tu productividad cambiará gracias a sus funcionalidades a medida para grandes empresas, todo ello unido a un ahorro de costes tangible.
Por todo ello, si quieres unirte a la tendencia que está revolucionando el sector empresarial, sabemos el camino a seguir y te acompañaremos en su recorrido. ¿Hablamos de ello?
